Egy NAV-ellenőrzés során a hatóság célja annak megállapítása, hogy a vállalkozás jogszerűen működik-e, betartja-e az adózási és egyéb törvényi előírásokat, valamint rendelkezik-e a szükséges dokumentációval. A székhelyszolgáltatás esetében az adóhatósági vizsgálat kiterjedhet a szolgáltatóra és az ügyfélre is, mivel a NAV ellenőrizni kívánja, hogy a cég valóban elérhető-e a hivatalosan bejegyzett székhelyén, illetve hogy a szolgáltató a jogszabályoknak megfelelően jár-e el.
A NAV-ellenőrzés előzetes bejelentés nélkül is történhet, bár többnyire a hatóság előre értesíti az érintetteket a vizsgálatról. Az ellenőrzés időpontját és módját az adóhatóság határozza meg, amely lehet rutinellenőrzés, célzott vizsgálat vagy egy nagyobb adóvizsgálat része. Az adóellenőrök személyesen felkereshetik a vállalkozás székhelyét, ahol azt vizsgálják, hogy a cég valóban jelen van-e és ott folytatja-e a működését. Ezért egy megfelelő székhelyszolgáltató gondoskodik arról, hogy a hatóságok által előírt feltételek teljesüljenek, és az ellenőrzés zavartalan legyen.
A vizsgálat során ellenőrizhetik, hogy a cég ténylegesen elérhető-e a bejegyzett székhelyén, vagyis a vállalkozás és a székhelyszolgáltató közötti kapcsolat valóban létezik-e, és megfelelően dokumentált-e. A hatóságok azt is ellenőrizhetik, hogy a beérkező postai küldemények megfelelően átadásra kerülnek-e az ügyfélnek, és hogy a szolgáltató nyilvántartást vezet-e a kézbesített hivatalos levelekről.
Egy székhelyszolgáltató felelőssége kiterjed arra is, hogy a NAV által végzett vizsgálatok során biztosítsa a szükséges dokumentumokat, mint például a székhelyszolgáltatásról szóló szerződést, a postai küldemények átvételére és továbbítására vonatkozó nyilvántartásokat, valamint az egyéb hatósági előírásoknak megfelelő adminisztrációs adatokat. Amennyiben a vállalkozás képviselője nincs jelen az ellenőrzésen, a székhelyszolgáltató képviselője közreműködhet az eljárásban, és a jogszabályoknak megfelelő módon tájékoztatást nyújthat az adóellenőrök számára.
A NAV-ellenőrzés során az egyik legfontosabb szempont, hogy a székhelyszolgáltató valóban biztosítsa azokat a feltételeket, amelyek szükségesek a vállalkozás elérhetőségéhez. A hatóságok kiemelten figyelik, hogy a cég ne csak formálisan létezzen egy adott címen, hanem tényleges kapcsolat legyen a székhelyszolgáltató és az ügyfél között. Ha a NAV azt tapasztalja, hogy a cég a bejegyzett székhelyén nem elérhető, vagy a székhelyszolgáltató nem képes megfelelően igazolni az ügyfél jelenlétét, az a vállalkozás számára jogkövetkezményekkel járhat, beleértve az adószám felfüggesztését vagy esetleg a törlését.
A szolgáltatóknak ezért kiemelten fontos, hogy a székhelyszolgáltatás nyújtása során teljes mértékben megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak, és minden olyan dokumentációt megfelelően vezessenek, amelyet egy NAV-ellenőrzés során be kell mutatni. Ez magában foglalja a székhelyhasználati szerződések precíz vezetését, a levelezési nyilvántartások pontos dokumentálását, valamint az ellenőrzések során történő együttműködést az adóhatóságokkal.
A NAV-ellenőrzések tehát a székhelyszolgáltatások működésének szerves részét képezik, és mind a szolgáltató, mind az ügyfél számára alapvető fontosságú, hogy minden jogszabályi előírásnak megfeleljenek.